Formation Politique achat et gestion de crise

Comment réduire vos coûts en sécurisant vos contrats ?

METHODE PEDAGOGIQUE
Pendant cette journée, à chaque étape : cours, échanges d’expériences, jeux de rôle, mise en situation,
exercices et synthèse à partir des situations professionnelles vécues par les participants
OBJECTIFS DE LA FORMATION
- Situer la négociation comme un processus d'économie
- Se mettre à niveau par rapport aux nouvelles obligations
  de marché
- Se positionner dans la problématique des réductions
  de coûts, tant sur le plan méthodologique que psychologique
- Acquérir les réflexes essentiels pour optimiser
  la négociation et la formalisation des contrats d'achat.
- Maîtriser les clauses spécifiques pour sécuriser la rédaction
  des appels d'offres et des contrats d’achat.
- Connaître tous les pièges à éviter
- Identifier les risques majeurs de responsabilité
  et prévenir les litiges

PUBLIC CONCERNE
Directeur et responsable des achats, Directeur et responsable des services généraux, Acheteur ,
Directeur et responsable juridique, Directeur Général,
Toute personne impliquée dans la négociation et la conclusion de contrats d’achats   

PROGRAMME

Premier jour
Intégrer la concertation pour réussir la négociation
de vos contrats d’achat   
La préparation :
une démarche transverse dans l’entreprise :
. Définir les acteurs à intégrer dans la préparation du processus
  d’achat. La concertation pour cerner le périmètre de l’achat :
  de la définition du besoin à l’élaboration du cahier des charges
  en passant par l’anticipation des risques :
- critères d’achat
- indicateurs
- clauses préventives
. L’anticipation, une relecture du contexte pour :
- vérifier les enjeux de la négociation
- actualiser les objectifs
- élaborer les marges de manœuvres 
La communication :
un facilitateur « dans » et « hors » de l’entreprise
. La question du besoin (technique, psychologique),
  de sa transcription et de sa compréhension
  (ou son incompréhension) par les négociateurs :
- les techniques d’écoute
- la reformulation
- le questionnement pour créer de la valeur pour l’entreprise
- savoir déceler et traiter un conflit pour éviter sa transformation
  en litige
La négociation : une fonction productive dans l’entreprise :
. Comment dérouler un entretien de négociation :
  savoir conduire une discussion pour mobiliser et se mobiliser
  en fonctions des objectifs et des intérêts en jeu
. Comment évaluer les résultats :
- analyse pour mesurer les effets de la préparation
  (reprise des indicateurs et ratios)
- estimer les jeux psychologiques (influence, pouvoir…)
  perçus au cours de l’entretien
Le cost-killing maîtrisé, un levier intelligent en période de crise
- Enjeux et limites du cost-killing en période de crise
- L'activation des Low Cost Countries
- Augmenter la concurrence perçue
- Faire appel à un nouveau fournisseur et réagir aux ententes
- Augmenter la motivation des fournisseurs
- Les outils SRM
   Lean Manufacturing
   SMED
   SPC
Deuxième jour
Enjeux et risques juridiques de vos contrats d’achat
• La période précontractuelle :
- L’appel d’offres : comment structurer vos appels d’offres ?
- Les négociations :
  quelles solutions pour démarrer les projets en attendant de signer
  un contrat ?
- Quelles responsabilités à la charge de l’acheteur pendant
   la phase précontractuelle :
   la non discrimination/la rupture des pourparlers
• Les différents types de contrats et formes d’achat
- CGA : un préalable indispensable ?
- Achat de prestation de services, de biens matériels, immatériels
- Sous-traitance, co-traitance, maîtrise d'œuvre, assistance
- Prévenir le délit de marchandage et le prêt de main-d’œuvre illicite
• Comprendre les enjeux des clauses structurantes
- Le préambule, l’objet, les définitions
- La responsabilité : l’obligation de moyens/obligation de résultat,
  les dommages directs/dommages indirects
- La propriété intellectuelle :
  la protection de son patrimoine intellectuel, la licence/la cession
  de droit d’auteur
- Le transfert de savoir faire
- Les garanties contractuelles : garantie d’évolution, de compatibilité
- La qualité de service : les SLA
- Les pénalités :
  clause pénale/astreinte, les clauses de bonus/malus
- La durée du contrat
- La résiliation,
- La réversibilité
- Les aspects financiers : les clauses de benchmarking/d’audit,
  les clauses d’évolution/de révision et de modification des prix
  Exercice : apprendre à rédiger ces clauses structurantes 
• Assurer la bonne exécution de vos contrats à travers
  des procédures de contrôle et de suivi
- Contrôler et suivre juridiquement l'exécution du contrat
  en appliquant des méthodes pour anticiper
- éviter ou contrôler les dérapages
- Que faire en cas de dérapage ?  
  Exercice : apprendre à négocier les clauses structurantes
  ou comment trouver les compromis acceptables par le
  deux parties ?   

• Zoom sur les problèmes particuliers rencontrés
  au cours de la journée 
• Evaluation, détermination des axes de progrès
  individuels et collectifs

Pré - Requis